pubblicazione di un atto nell'albo
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Per pubblicare un atto nell'albo assicurarsi di aver prima il PDF da allegare pronto e sezioni/categoria pronti da utilizzare (leggi capitolo cosa occorre per pubblicare all'albo e successivi per maggiori delucidazioni).
Prima di mostrare i passaggi per la pubblicazione è bene descrivere alcuni concetti relativi all'operazione. Innanzitutto riguardo alla non modificabilità degli atti pubblicati: una volta confermato che l'atto deve essere pubblicato gli viene assegnato un numero di affissione, e l'utente non potrà rimuoverlo ne modificarne il decorso (ovvero la pubblicazione dalla data indicata alla scadenza indicata). E' bene quindi essere sicuri prima di procedere. Altresì è possibile inserire un atto nel sistema ma non pubblicarlo, ovvero lasciarlo nello stato di bozza. Questo può essere modificato a piacimento in un secondo momento, pubblicato più tardi o rimosso integralmente. Ma ovviamente non risulterà tra gli atti pubblicati, e non ha alcun valore legale. Suggeriamo di utilizzare l'opzione per non pubblicare l'articolo solo per impratichirvi con lo strumento, sarà questa la procedura che verrà mostrata qui onde evitare pubblicazioni indesiderate.
E' bene anche parlare di datazione. Il sistema si accerta che nel momento di pubblicazione (non quindi durante la compilazione o nelle bozze) la data di pubblicazione non sia antecedente alla data del server. E' quindi impossibile pubblicare in data di ieri, ad esempio, un atto. E' invece possibile inserire una data futura, se si vuole che l'atto immesso oggi compaia online solo al raggiungimento di quella data e non prima. Oltre la data di pubblicazione, sarà richiesto di inserire anche la data dell'atto ovvero del protocollo (se vi è un protocollo): questa può essere una data precedente, in quanto non ha valore legale per il ricorso come la data di pubblicazione. In ultima istanza, verrà richiesto di indicare la data di scadenza dell'atto o in alternativa i giorni di pubblicazione. Noi suggeriamo di inserire 15 giorni di pubblicazione e di lasciar fare al sistema.
Alla scadenza dei giorni di pubblicazione possono succedere due cose. Una, quella corretta per le esigenze scolastiche tipiche, è che l'atto scompaia da quelli consultabili pubblicamente nel sito. Ovviamente rimarrà agli atti l'affissione per gli operatori, e risulterà nelle stampe. L'altra è che l'atto venga posizionato nell'archivio, e risulti sempre consultabile senza alcuna scadenza (cosa da evitare assolutamente se nel documento son presenti nomi di persone o altri dati personali) e senza possibilità da parte della scuola di rimuoverlo in futuro. Onde evitare fraintendimenti, il relativo campo dell'albo è già impostato nel modo corretto, ovvero su "rendi invisibile" alla scadenza. Il diritto all'oblio, ovvero il diritto dei cittadini affinché la pubblica amministrazione cancelli le informazioni non più necessarie (a maggior ragione se pubblicate online), tratta proprio di questo. Da non confondere l'invisibilità dell'atto alla scadenza con la non pubblicazione, il primo riguarda solo l'esito dell'atto una volta scaduti i termini del ricorso, ma è a tutti gli effetti un atto pubblicato e immodificabile che verrà visualizzato dentro l'albo i giorni indicati e resterà nelle stampe riepilogative.
Ecco i passaggi da fare per inserire un atto all'albo:
- entrare nel sito web della scuola, ad esempio www.scuolataldeitali.it
- cercare il menu area riservata e cliccare su "Gestione Albo"
- inserire nome utente e password nei campi sotto il logo dell'albo pretorio appena comparso
- cliccare sulla tabella nella colonna sinistra (inserimento) nella voce in grassetto "Atti ed allegati"
- selezionare una sezione e una categoria dai menu a tendina (se non avete ancora inserito categorie rileggete il capitolo "cosa occorre per pubblicare all'albo")
- la voce "numero in albo pretorio" sarà gestita automaticamente dal sistema e rappresenta il numero di affissione, con la formula numero/anno. Non è possibile alterare la numerazione, per farla ad esempio coincidere con un altra numerazione preesistente del cartaceo
- la voce "numero atto" va invece compilata con il protocollo, o in assenza di questo con un numero di registro o altro riferimento. Se si fa una affissione multipla (ad esempio un elenco di individuazioni) è possibile scrivere "vari" a patto che poi dentro il documento i numeri di protocollo siano indicati per ogni individuazione
- data atto, ovvero la data del protocollo, da inserire cliccando sul calendario (se usate Firefox come indicato a inizio guida, vi verrà anche impedito di digitare a mano onde evitare problemi)
- nome dell'atto da pubblicare, da compilare con una descrizione generica che non deve contenere il nomi propri: ad esempio "individuazione supplenza breve" o "rettifica atto 5/2014". Il nome proprio si deve trovare all'interno del documento PDF in quanto quella posizione garantisce la protezione del dato dai motori di ricerca
- data inizio pubblicazione, da inserire con le stesse modalità ma inserendo o la data di oggi o una futura
- giorni di pubblicazione: compilando questo campo il sistema genera automaticamente la data di fine, o in alternativa è possibile saltarlo mettendo a mano una data precisa che si vuole indicare
- nota ed informazioni, campo facoltativo che si può lasciare vuoto a meno di non avere particolari indicazioni non presenti nel titolo
- pubblica il documento: il sistema propone "no" per evitare pubblicazioni accidentali, lasceremo "no" in questa prova per creare una bozza. Ovviamente fintanto che non diremo "si" confermando poi la scelta, l'atto non sarà pubblicato
- diritto all'oblio: il sistema propone "rendi invisibile", lasciare questa selezione e consultare se si hanno dubbi l'inizio del capitolo in cui questo problema viene affrontato
- premere su "invia" per confermare quanto digitato finora
- ora comparirà la schermata degli allegati, digitare un nome per l'allegato evitando anche qui di usare nomi propri di persona, ad esempio "individuazione" o "allegato A"
- cliccare sul pulsante sottostante per sfogliare le risorse del computer (il nome cambia secondo il sistema operativo) e cercare il file PDF precedentemente realizzato. Se non si ha il file PDF rileggere il capitolo "cosa occorre per pubblicare all'albo"
- cliccare su conferma e poi su OK e attendere il trasferimento dell'allegato
- vi comparirà un prospetto con l'allegato inserito, a cui sarà possibile allegarne anche altri tramite il pulsante "continua allegati" seguendo i medesimi passaggi visti poc'anzi. Per chiudere la procedura cliccare invece su "completa invio".
- cliccare su "ritorna ad albo pretorio"
La procedura appena conclusa ha inserito un atto all'albo ma non lo ha pubblicato, vedremo nel capitolo successivo come gestire ed eliminare eventualmente la bozza. Per una pubblicazione effettiva sarebbe stato sufficiente indicare "si" nel campo di pubblicazione, eseguendo nello stesso modo tutti i restanti passaggi.
