Le PA hanno l'obbligo di produrre documenti digitali?

In un incontro di formazione tenuto nei giorni scorsi per qualche istituto scolastico ci siamo resi conto che esiste una  grande confusione in merito all'obbligo per le PA di produrre documenti in formato digitale per cui ci sembra utile fare, per quanto possibile, un po' di chiarezza. 

Il 12 agosto 2016 era da tutti citata come la data dello switch off definitivo della produzione dei documenti cartacei da parte della PA. L'obbligo di produrre documenti digitali non aveva chiaramente a che vedere con la possibilità concessa ai cittadini di presentare documenti in formato cartaceo (non così invece per le comunicazioni con le altre PA e con le aziende che devono essere sempre in formato digitale).

La data del 12 agosto era stata poi sospesa dal d.lgs. 179/2016 che disponeva l’aggiornamento delle regole tecniche entro quattro mesi dall’entrata in vigore dello stesso decreto. Nelle more di tale aggiornamento la scadenza del 12 agosto era, appunto, sospesa e rinviata di quattro mesi, sempre che nel frattempo fossero aggiornate le regole tecniche.

Lasciando perdere il fatto che non è chiaro di quali regole tecniche si stia parlando e quale impatto possano avere sulle PA c'è da rilevare che da allora nessuna regola tecnica è stata aggiornata. Precisato che le PA possono operare senz'altro lo switch off cartaceo-digitale, sono oggi obbligate a farlo? 

Non entriamo qui nel merito di alcuni aspetti che rendono ambigue le disposizioni e fanno pensare che la normativa è scritta abbastanza male ma è opinione diffusa che nelle intenzioni del legislatore il rinvio della scadenza è riferita anche alla formazione del documento e che quindi non esista ancora l'obbligo di produrre i documenti in formato digitale. Mai come in questo caso sarebbero comunque utili linee guida e circolari per chiarire quali sono gli obblighi e per fissare in modo chiare delle tappe intermedie da raggiungere, anche in considerazione della complessità della questione. 

La nostra raccomandazione a tutte le scuole è quella comunque di procedere quanto prima allo switching off in modo da gestire la transizione con una corretta programmazione e non attenersi ad una passiva e sterile rincorsa alla ennesima scadenza.

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