il file PDF da allegare all'atto
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Prima di affrontare la pubblicazione all'albo, è indispensabile disporre già del file PDF da allegare. E' infatti rischioso iniziare l'inserimento prima di possedere il file pronto, poiché può cadere la sessione durante la procedura per una interruzione inaspettata (chiamate, pubblico, convocazione del dirigente) e c'è il rischio che l'atto risulti pubblicato in modo incompleto.
Il formato dovrà essere quello PDF che garantisce la migliore compatibilità e coerenza di visualizzazione per tutti i tipi di sistemi, fissi e mobili. E' invece sbagliato considerare la non modificabilità (cosa peraltro non vera, con i programmi opportuni è possibile) il motivo per cui scegliere il PDF. Sarà quindi possibile convertire i propri documenti di testo, fogli di calcolo o generare stampe dai gestionali nel formato PDF. E' importante evitare, se non è del tutto inevitabile, la scansione dei documenti. E' infatti inutile, in quanto non ha alcun valore legale per la firma presente, lento da scaricare e del tutto inaccessibile per gli utenti portatori di handicap, e ricordo come l'accessibilità sia uno dei requisiti di legge obbligatori.
Altra cosa importante da tenere a mente è il nome da assegnare al file. E' indispensabile utilizzare nomi che siano formati solo da lettere e da numeri, evitando punteggiatura (specialmente il punto fermo), apostrofi e accenti (ad esempio "d'istituto") e qualsiasi altro simbolo. Evitate anche nomi particolarmente lunghi. Il file dovrebbe essere inferiore a 1MB di dimensioni, misura ridotta ma sovrabbondante qualsiasi documento contenente per lo più testo come appunto le affissioni all'albo. Tenere in considerazione che è possibile allegare più di un documento a una affissione, quindi è possibile comunque spezzare documenti più grossi in stampe PDF più ridotte.